Polityka prywatności

1. Kto jest administratorem danych

Administratorem Twoich danych osobowych jest Stowarzyszenie Rotary Club Warszawa-Belweder z siedzibą w Warszawie.

W sprawach dotyczących danych osobowych możesz skontaktować się z nami pod adresem: warszawabelweder@rotary.org.pl

2. Jakie dane zbieramy

Nie prowadzimy kont użytkowników ani logowania. Dane osobowe otrzymujemy przede wszystkim wtedy, gdy sam przekazujesz je nam poprzez formularz, wiadomość e-mail lub inną formę kontaktu.

• Z formularza zgłoszeniowego — dokładnie to, co w nim wpiszesz. Spis pól jest niżej.
• Z korespondencji — wszystko, co napiszesz do nas e-mailem: adres nadawcy, treść i załączniki.
• Wizerunek i imiona — na zdjęciach z wydarzeń i z archiwum klubu, publikowanych w części historycznej strony. Osobno o tym w punkcie 8.
• Anonimowa statystyka odwiedzin — która strona, jaki kraj, jaki rodzaj urządzenia, skąd przyszło wejście. Po tych danych nie da się ustalić, kto nas odwiedził. Licznika jeszcze nie ma — ten punkt zacznie obowiązywać dopiero po jego włączeniu (punkt 4).

Formularz na stronie „Dołącz”

Formularz służy do kontaktu z osobami, które chcą lepiej poznać Klub lub są zainteresowane członkostwem.

W formularzu możemy poprosić o następujące informacje:

• imię i nazwisko — żebyśmy wiedzieli, do kogo piszemy;
• e-mail — żeby móc odpowiedzieć;
• telefon — nieobowiązkowo, jeśli wolisz rozmowę od pisania;
• zawód lub czym się zajmujesz — nieobowiązkowo; aby lepiej poznać Twoje doświadczenie i zainteresowania;
• kilka zdań o tym, dlaczego Rotary — to początek rozmowy, a nie ankieta;
• język, w którym piszesz — to jedyne pole ukryte: formularz dopisuje je sam, żeby odpowiedź poszła w Twoim języku.

Dane przesłane przez formularz trafiają do skrzynki e-mail Klubu i są wykorzystywane wyłącznie w celu obsługi Twojego zgłoszenia oraz dalszego kontaktu w sprawie członkostwa, wizyty lub działalności Klubu.

Nie wykorzystujemy tych danych do wysyłania newslettera ani do tworzenia bazy marketingowej bez odrębnej podstawy prawnej.

Jeśli formularz jest chwilowo niedostępny, możesz skontaktować się z nami bezpośrednio e-mailem — zasady przetwarzania danych są w takim przypadku takie same.

Zobacz, jak wygląda zgłoszenie →

3. Po co nam te dane i na jakiej podstawie

Każdy cel ma swoją podstawę w art. 6 ust. 1 RODO:

• Odpowiedź na Twoje zgłoszenie albo list — kroki podejmowane na Twoje żądanie przed ewentualnym przyjęciem do klubu (lit. b) oraz nasz prawnie uzasadniony interes, czyli prowadzenie zwykłej korespondencji (lit. f). Nie opieramy tego na zgodzie: pytanie „czy zgadzasz się, żebyśmy Ci odpowiedzieli” byłoby puste — piszesz do nas właśnie po to, żeby dostać odpowiedź.
• Opowiadanie o działalności klubu — relacje, historia i zdjęcia: prawnie uzasadniony interes (lit. f), a przy portrecie konkretnej osoby — jej zgoda (lit. a).
• Ewidencja członkowska — zobowiązania wynikające z członkostwa (lit. b) i obowiązki stowarzyszenia wynikające z przepisów (lit. c). Dotyczy wyłącznie członków klubu.
• Statystyka odwiedzin — prawnie uzasadniony interes: chcemy wiedzieć, które strony ludzie naprawdę czytają (lit. f). Ta podstawa zacznie działać razem z licznikiem, którego na razie nie ma (punkt 4).

Nie wykorzystujemy danych do profilowania ani podejmowania wobec Ciebie decyzji wyłącznie w sposób zautomatyzowany. Nie sprzedajemy danych osobowych.

4. Cookies, analityka i pamięć przeglądarki

Ta strona nie używa plików cookie. Nie ma tu licznika, który je zakłada, nie ma reklamy, nie ma wtyczek społecznościowych. Kroje pisma trzymamy na własnym serwerze, a nie w cudzej chmurze — dzięki temu Twój adres IP nie wędruje przy okazji do nikogo.

W pamięci przeglądarki (localStorage) zapisujemy dwie rzeczy, obie na Twoim urządzeniu i do nas nie trafiają. Pierwsza — motyw strony, jasny albo ciemny, pod kluczem rcwb-tema, i tylko wtedy, gdy sam go wybierzesz. Druga — godzina wysłania formularza pod kluczem rcwb-forma: dzięki niej strona przez minutę nie pozwoli wysłać tego samego zgłoszenia drugi raz, żeby do klubu nie trafiały duplikaty. Wybrany język nie jest zapisywany nigdzie: siedzi w adresie strony — /pl/, /uk/, /en/.

Ten zapis nie zawiera Twojego imienia, adresu IP ani żadnego identyfikatora, nikomu nie jest wysyłany i nie pozwala Cię rozpoznać. Możesz go skasować w każdej chwili w ustawieniach przeglądarki — strona będzie działać dalej, po prostu wróci do motywu ustawionego w Twoim systemie.

Statystyka odwiedzin

Obecnie nie prowadzimy analityki odwiedzin.

Jeśli w przyszłości uruchomimy Cloudflare Web Analytics, zaktualizujemy niniejszą politykę tak, aby opisywała faktyczny zakres działania narzędzia i sposób przetwarzania danych.

5. Komu możemy przekazywać dane

Nie sprzedajemy danych i nie oddajemy ich nikomu do własnych celów. Korzystamy natomiast z usług, przez które dane technicznie przechodzą — i wolimy nazwać je po imieniu:

• Hosting strony — OVH: przechowuje pliki strony i przekazuje je Twojej przeglądarce.
• Obsługa formularza — Web3Forms: zamienia wysłane zgłoszenie w e-mail do klubu.
• Poczta klubu — skrzynka w domenie rotary.org.pl, prowadzona przez Dystrykt 2231.
• Rotary International i Dystrykt 2231 — wyłącznie dane członków klubu i wyłącznie w zakresie potrzebnym do ewidencji członkowskiej.

6. Jak długo trzymamy dane

Dane przechowujemy tylko przez okres potrzebny do realizacji celu, dla którego zostały zebrane, a następnie przez czas wymagany przepisami prawa lub potrzebny do ochrony ewentualnych roszczeń.

• korespondencja i zgłoszenia — przez czas potrzebny do obsługi sprawy, a następnie maksymalnie przez okres niezbędny do zabezpieczenia ewentualnych roszczeń;
• dane członków Klubu — przez okres członkostwa, a po jego zakończeniu przez czas wymagany przepisami prawa oraz potrzebny do prowadzenia dokumentacji Stowarzyszenia;
• dane związane z rozliczeniami i dokumentacją formalną — przez okres wynikający z obowiązujących przepisów;
• wizerunek i materiały fotograficzne — przez okres publikacji materiału lub do czasu, gdy dalsze przetwarzanie przestanie mieć podstawę prawną;
• dane techniczne i logi serwera — przez okres wynikający z ustawień i zasad działania dostawców usług technicznych.

Po upływie właściwego okresu dane usuwamy, anonimizujemy albo ograniczamy ich dalsze przetwarzanie.

7. Twoje prawa

Wobec swoich danych masz w każdej chwili prawo:

• dowiedzieć się, jakie dane o Tobie mamy, i dostać ich kopię;
• poprawić to, co jest błędne lub nieaktualne;
• zażądać usunięcia danych;
• ograniczyć ich przetwarzanie albo wnieść sprzeciw;
• przenieść dane do innego administratora;
• wycofać zgodę tam, gdzie o nią prosiliśmy — czyli przy zdjęciu, na którym widać konkretną osobę. Zgłoszenie przez formularz na zgodzie nie stoi (patrz punkt 3), więc nie ma tam czego wycofywać; służy do tego sprzeciw z punktu wyżej. Wycofanie nie podważa tego, co zrobiliśmy zgodnie z prawem wcześniej.

Aby skorzystać ze swoich praw, napisz do nas na adres: warszawabelweder@rotary.org.pl
Na Twoje żądanie odpowiemy bez zbędnej zwłoki, nie później niż w terminie przewidzianym przez RODO.

Jeśli uważasz, że przetwarzamy Twoje dane osobowe niezgodnie z prawem, masz prawo złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych — uodo.gov.pl

8. Zdjęcia i wizerunek

Zdjęcia z wydarzeń, na których dana osoba stanowi element większej całości — np. spotkania, zgromadzenia lub wydarzenia publicznego — mogą być publikowane bez odrębnego zezwolenia na rozpowszechnianie wizerunku, jeżeli spełnione są warunki przewidziane prawem. W przypadku portretów i zdjęć, na których konkretna osoba jest głównym tematem, co do zasady opieramy publikację na innej właściwej podstawie prawnej.

Zdjęcia z archiwum Klubu publikujemy jako część jego historii i dokumentacji działalności. Staramy się opatrywać je opisem, datą lub przybliżonym okresem oraz informacją o źródle, jeżeli takie dane są dostępne.

Jeśli nie chcesz, aby Twoje zdjęcie było publikowane na stronie, napisz do nas na adres: warszawabelweder@rotary.org.pl
Sprawdzimy zgłoszenie i podejmiemy odpowiednie działania.

9. Odnośniki do innych stron

Ze strony prowadzą odnośniki na zewnątrz — do serwisów Rotary, do profilu klubu w mediach społecznościowych i do stron akcji, o których piszemy. Nie wymieniamy ich tu z nazwy: ta lista zmienia się razem z treścią strony, a polityka ma zostać prawdziwa także po takiej zmianie. Kliknięcie przenosi Cię do cudzego serwisu, w którym obowiązują jego zasady, nie nasze; za to, jak tamte serwisy obchodzą się z danymi, nie odpowiadamy. Dopóki nie klikniesz, nic się do nich nie wysyła: żadnej mapy, żadnego filmu ani wtyczki nie osadzamy na żadnej stronie tego serwisu.

10. Zmiany tej polityki

Politykę możemy zmieniać — na przykład wtedy, gdy dojdzie nowa usługa albo nowy formularz. Obowiązuje zawsze ta wersja, która jest w danej chwili opublikowana tutaj.